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个人信息5S管理

来源:    发布时间:2019-09-25     浏览次数:

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新益为6S咨询公司概述:每次需要某个文件时,你是否要花费很长的时间去找到它,是否费半天劲却发现它早已被丢掉。这些都是个人信息管理不到位的结果。在个人信息管理中应用5S管理能够快速有效地获取所需知识,提高工作效率和自身能力。

 

个人信息5S管理

 

个人信息5S管理

 

一、5S管理之整理

 

个人信息整理的目的是腾出“空间”来活用。随着现代信息技术的发展,我们拥有更大容量的存储器,如数码相机存储卡、电脑硬盘、手机SIM卡等。但这些存储器容量仍然是有限的,如果不定期整理,就会导致手机的通讯录或收件箱已满、数码相机存储卡已满、电脑硬盘空间不足导致很多应用程序无法运行等情况。临时仓促地做出删除文件的决定,往往会做出非理性的选择,很多人都因为删除了数码相机中的珍贵图片而后悔莫及。个人信息整理的要点包括:

 

对个人信息空间中的所有信息进行全面检查;制定保存和不保存的标准;删除、销毁不需要的文件;分析信息的使用频度,决定其保存载体;制定无用信息的处理方法。

 

二、5S管理之整顿

 

整顿是指将所有个人信息保存在最合适的地方,其目的在于减少查找信息的时间,提高信息利用效率。个人信息的特性决定了分散保存是不可避免的,但是可以通过整顿将不同的保存地点、存储载体组织起来,实现宏观上的可视管理。

 

要做到这一点,首先需要将个人信息分为三个区:热信息(当前正在使用的信息),如电脑中打开的文件,电话机旁的笔记本;温信息(工作信息),如与正在执行的项目或任务有关的信息;冷信息(不再使用的信息)。为不同分区的信息选择最合适的存储载体,例如正在处理的文件放到电脑的桌面上,不再使用的信息可以用光盘、磁带保存起来。

 

其次,根据载体形态、信息形式、信息来源制定信息的分类标准,建立科学的信息分类体系。

 

再次,对每一种存储载体、每一个个人信息集合(Personal Information Collection)、每一个文件夹进行科学的标识,做到一看文件夹的名字就知道其信息的内容。通过整顿,要求做到个人所形成或经历过的任何信息,能立刻知道保存(或应该保存)在什么载体上,保存在哪个文件夹中,存放在什么地方。通过5S管理的整顿活动后就能确保快速找到所需要的信息。

 

三、5S管理之清扫

 

个人信息的清扫指对个人信息进行有效组织,消除信息碎片,并对个人信息管理工具进行定期维护和同步。其目的是要将所有信息纳入个人信息管理系统,同时使个人信息管理工具处于随时可用的状态。我们经常有这样的经验,当需要拍摄某些珍贵照片的时候,发现数码相机没有充电;或者打开u盘某个文件的时候发现不是最新的版本,新版本保存在个人电脑的硬盘中。这些都是没有做好清扫工作的结果。个人信息清扫的要点是:

 

通过例行的整理、整顿工作,使个人信息处于良好的组织状态;同时,对各种环境下形成的信息碎片进行及时的清理,将其纳入合适的信息管理系统;

 

再次,做好信息管理工具(例如手机、数码相机、笔记本电脑、PDA等等)的维护工作,使其随时处于最佳工作状态;

 

最后,要做好不同信息管理工具、存储载体的同步协调工作,保持个人信息的一致。

 

四、5S管理之清洁

 

个人信息5S管理的清洁指通过制定制度和规范维持整理、整顿和清扫的成果,其目的在于提高工作效率并维护个人信息的安全。清洁工作包括两个要点:

 

第一,研究自己在整理、整顿、清扫个人信息过程中的做法,分析个人信息在形成、保存、利用、归档这一生命周期中存在的规律,将其中带有普遍性的处理方法通过制度进行规范化,在下次遇到同样的信息时能迅速按照标准操作程序进行处理,从而提高个人信息处理的效率;

 

第二,第二,维护个人信息的安全,要对信息存储载体如磁盘、光盘、磁带、存储卡等进行更新,保证其可读性;同时做好定期备份工作,并将备份工作纳入个人信息管理制度中。

 

五、5S管理之素养

 

信息素养是知道什么时候需要什么样的信息,并能定位、获取、评估和高效地利用信息去满足这种需要的能力。将5S管理理念用于个人信息管理的最终目标就是持续进行个人信息的整理、整顿、清扫、清洁工作直至习惯化,并在实践中制定管理规范和标准操作程序,最终提升个人的信息素养,从而充分利用现有的各种信息管理工具,使其协调工作,解决个人信息分散和信息碎片的问题,实现有效地获取信息、准确地表达知识,提高工作效率和自身素养。

 

5S强调通过整理、整顿、清扫、清洁实现“素养”的目标,这与个人信息管理的目标是契合的。5S的三个要点是改造人、改造工具和目视管理。通过改造入,形成良好的信息管理习惯,控制信息碎片的形成;通过改造工具,使各种信息管理工具协调、同步起来,解决信息分散的问题;通过目视管理,使所有个人信息在可视范嗣之内,避免“眼不见、心不乱”的困境,减少个人信息查找利用的障碍。




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