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TPM管理
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TPM设备仪器档案管理

来源:    发布时间:2020-01-09     浏览次数:

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新益为TPM咨询公司概述:设备仪器档案指在设备仪器规划、选型、购置(或设计、制造)、安装、调试、使用维护和技术改造等过程中形成的具有保存价值的图样、表格、文字、电子文件、声像等各种载体的文件材料。TPM设备仪器档案管理在企业建设的固定资产投资项目和生产经营中有着重要作用。

 

TPM设备仪器档案管理

 

TPM设备仪器档案管理

 

一、TPM设备仪器档案管理重要性

 

1、设备仪器档案是固定资产投资项目档案的重要组成部分,直接关系到固定资产投资项目的竣工验收。

 

设备仪器是单位科研生产项目顺利进行的重要研究保障条件,在固定资产投资项目中对设备仪器投入占很大比重,设备仪器档案就成为固定投资项目档案验收的重要组成部分。《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办[2007]161号)明确指出项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的,不得进行或者通过项目竣工验收。由此可见,做好TPM设备仪器档案管理至关重要。

 

2、设备仪器档案记载和反映了设备仪器的各类信息,对保障设备仪器正常运转和日后维修保养具有重要的参考意义。

 

设备仪器档案不仅包括设备仪器选购的信息记录、结构、性能、使用、维修及保养方法,还包括了设备安装、调试、验收及试运行等过程的相关记录资料。这些设备仪器档案的建立有助于企业进行设备仪器的维修和保养,及时从档案资料中查找信息,发现问题并尽快解决,保障设备仪器正常运行,保证企业生产工作的顺利进行。

 

二、设备仪器档案管理的不足

 

1、档案资料收集不齐全

 

设备仪器档案形成于设备仪器采购、开箱、安装调试、验收等多个阶段,在各阶段各职能部门未能完整、系统地收集各类档案资料,导致移交到档案室的档案资料缺项比较多,比如开箱资料少于合同约定的资料,设备仪器缺少安装调试记录、验收报告等。

 

2、档案资料质量不高

 

部分设备仪器报价单是以电子邮件或者传真方式往来,报价单无供应商的盖章,不符合档案归档的要求;签订的合同签字、盖章不齐全,日期不填写,不具备法律效应;有些归档的资料是净化纸或热敏纸等不耐久的载体,有些书写使用圆珠笔,都不利于档案的长期保存;部分归档的档案资料不是原件,以复印件代替等。

 

3、档案资料归档不及时

 

有关职能部门在设备仪器单台(套)验收后不能及时收集、整理、归档,档案资料长期散落在相关采购人员手上,影响整个项目档案归档的进程,影响设备仪器档案的查找利用;同时容易造成档案资料的丢失,影响设备仪器档案的齐套性。

 

三、TPM设备仪器档案管理措施

 

1、建立健全TPM设备档案管理制度,贯彻落实制度。

 

根据国家档案局、国防科技工业局以及集团公司的固定资产投资项目档案管理办法,制定符合本单位情况的固定资产投资项目档案管理制度,明确项目建设单位内部各部门和参建单位的职责,细化TPM设备档案管理流程,并宣贯制度,保证在实际工作中能按制度落实。在项目开工前,根据建设项目的具体情况制定有针对性的归档范围、归档要求等,对参建进行项目文件管理和归档交底。

 

2、明确职责,建立考核机制

 

设备仪器要经历规划、选型、购置(或设计、制造)、安装、调试、使用维护和技术改造等阶段。不同的阶段,各部门分工不同,职责不同,应明确各自的职责。建立项目档案资料管理和归档考核机制,对项目档案资料的形成、积累和归档情况等进行考核。做好各个阶段档案资料的收集、整理、归档工作,并在单台(套)设备仪器验收后及时将档案资料移交档案室。

 

3、加强过程控制管理,抓住采购的关键节点

 

在设备仪器采购前期,采购部门要做好设备仪器调研、请示等文件资料的收集、整理、归档工作。在采购阶段,采购部门应负责收集、整理、归档购买设备仪器的招投标文件、合同及技术协议等。采购部门在签订合同时,在技术协议里应明确供方提供技术资料内容、份数、形式和移交时间等。在设备仪器开箱验收阶段,设备仪器的兼职档案员应参加设备仪器的开箱验收,收集设备仪器随机资料,并登记在开箱单中,确保应归档的设备仪器随机资料能全部及时归档保存。在设备仪器安装、调试、验收阶段,采购部门和使用部门要做好安装、调试、验收过程中档案资料收集、整理、归档工作。

 

4、加强业务指导,开展有针对性的培训

 

TPM设备档案管理部门作为档案业务的主管部门,应加强对设备仪器档案管理的监督、指导,应定期监督、检查相关文件资料的归档情况,严格把关归档文件质量,确保设备仪器档案的完整性、准确性、系统性。同时TPM设备档案管理部门要定期开展有针对性的培训,提高采购部门、资产管理部门兼职档案员的档案业务知识和技能,提高设备仪器档案管理水平。




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