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5S管理自从引入我国后在生产现场管理方面发挥着良好的作用。机关办公室与生产现场由于工作性质的不同,5S管理的实施也有新的准则和变化。下面新益为5S咨询公司详细讲解机关办公室推行5S管理的具体方法。
机关办公室5S管理
一、5S管理之整理
将工作场所的任何物品进行“要”与“不要”的区分,将不要的东西清除掉,保证工作场所只放置需要物品。需要物品中,还要将现在需要的物品与现在不需要的物品区别开。现在需要的物品放置在近处;现在不需要的物品暂时放置别处保管。
机关办公室整理实施内容如下:
墙面保持白色,不乱涂乱画,墙角无灰网;
衣柜、文件柜上方应无任何杂物堆放,并保持清洁干净;
办公桌面应该保持整洁干净,不应放置与办公无关的物品及杂物,暂时不用的文件、资料、书籍要及时清理;
工作档案、文件资料应该用文件盒编号存放,不需要的及时清理;
垃圾桶定时清理,拖把、抹布使用完毕后清洗干净。
开展整理可以腾出宝贵空间、时间;防止误用;防止杂乱和积压;创造清洁的工作场所。
二、5S管理之整顿
把有用的物品加以定位、分类放置,并保持在需要时能立即取出的状态。丢弃了无用的纸张、文件之后,如果还是把文件堆成一摞,找东西的速度并不会提高多少。接下来要做的就是分类。把物品按照其特点进行区分、归类,日后工作只要知道要找的物品分类,就很容易找到。建议配备档案框,文件夹,有专门的整理袋、两页夹。保证有足够的辅助工具来帮我们归类文件。当有新的文件产生,不要随手放在桌子上,“暂时一放”的思想要不得,因为这样会有N多个“暂时”,桌子又会一团糟,而要将文件随手归类到相应的文件夹中,再将文件夹放到文件架上。这样几乎不会丢失文件,也不会耽误事情。
上网主页应尽可能设置工作主页,保证办公的及时性。办公桌抽屉中的物品应保持摆放规矩,不乱堆乱放。办公文件按业务类型、年份等进行分类归档。
公用通道不要存放堆积物品,保持通道畅通。房间标牌标识清晰,外出应告知领导或科室同事,并保证联系方式畅通。
这过程中要注意两点,一是定位之后,要明确标示。二是用完之后,要物归原位。开展整顿可以减少重要文件查找时间;减少不必要的办公空间占用;防止误用、误送;塑造目视管理的工作场所。
三、5S管理之清扫
经常打扫,将办公桌椅,办公设备、橱柜、门窗等始终保持清洁无尘的状态。
具体做法是:
定期对办公室进行清扫,桌椅、窗台、地面、衣柜、微机、门、窗随时保持清洁,电线、网线、电话线包扎整齐,地面无垃圾杂物;
打扫卫生时,注意保持公共卫生。喝剩的茶叶及杂物到入卫生间垃圾筒,洗手后不要把水甩到墙壁、镜子或地面上;
文件柜、衣柜、库房应及时打扫,保持无尘、整洁。
这过程中要注意两点,一是要勤于清扫、擦洗。二是减少噪音,维护安静的办公环境。开展清扫可以减少灰尘积累,降低办公场所PM2.5值,保证安静的工作环境。利于办公设备(打印机、电话、烧壶)的维护。
四、5S管理之清洁
维持前3S的成果,出现问题能一目了然,养成坚持的习惯,并辅以一定的监督检查措施,发现问题及时纠正。
办公室清洁实施具体办法是:
下班前整理好当天的资料、文件、票据等,分类归档;
下班前整理办公桌上的物品,放置整齐;
科室负责人每天对科室房间和人员进行全面的督促检查,适时做好讲评,指出当天工作存在的问题,监督当天整改完毕;
处室定期对各科5S管理的执行情况进行集中检查,并通报情况。
这里需要注意的是“清洁”和“清扫”往往会弄混。区别方法是“清扫”是一个动作,表示我们要做,“清洁”是一个状态,要保持。保持3S效果的办法是随时整理、随时整顿、随时清扫。常用的质量工具是戴明环即PDCA循环。
五、5S管理之素养
遵纪守规,养成良好的习惯。
办公室素养实施内容如下:
对待外来人员态度要和蔼,使用文明用语,解答问题主动热情;
工作人员要谦虚谨慎,廉洁自律,努力提高办事效率,不推诿、不扯皮、不拖拉;
严格遵守考勤和请休假制度,日常不迟到、不早退,临时外出需向领导和同事说明;
爱护室内外花草树木及公共设施,发现有损坏物品及时维护和保养,不能修复的及时上报;
在办公室、走廊中应注意保持肃静,不大声喧哗、嬉笑和喊叫,在走廊中尽可能靠右侧通行,见到领导、同事主动问好打招呼。不在室内外乱丢纸屑、果皮等污物,禁止随地吐痰,在楼内提倡不吸烟;
开大会禁止吸烟,手机关闭或静音,不接听电话。使用公共通讯设备接打电话尽可能简短明了,不随意接打与工作无关的电话。注意节水节电,下班后关机、关灯、关门。
素养成的关键是改造人性,提升道德,使人的素质上升。通过素养的养成可以让人养成良好习惯,塑造守纪律的工作场所。
建立生产有序、管理顺畅,操作规范,士气高昂、高质量、低成本、短交期的作业现场;
为企业规划设计一套由内到外的形象升级,外观视觉价值体现、内在的管理内涵体现;
全员参与设备管理高产出和低成本运营,提升设备管理能力,维护能力,提高效率
构建班组生产管理体系、循环评价、人才育成、持续改善、绩效管理、文化养成体系;
提高产品质量、降低生产成本、缩短交期、增加利润,让管理更系统科学,执行力更强
对工厂的各个组成部分进行合理安排,以提高生产效率、降低成本、优化物流、改善工作环境等