新益为6S咨询公司概述：实物档案最为高校教育教学活动的历史见证者和承载者，直接反映了学校的发展过程。但随着学校的发展，实物档案数量众多、形式各异以及不可复制性，使其在管理中遇到了不少的问题。当工业6S管理作用凸显时，高校也将6S管理运用到了实物档案管理中。

高校实物档案6S管理

6S管理起源于日本，它是通过理顺工作现场秩序以及培养人的良好习惯从而达到提高工作效率、提升人员基本素养的有效方法。将6S管理运用到高校实物档案管理中，具体的办法如下：

一、6S管理整理阶段——全面收集、规范整理、合理分类

在工业企业的6S管理推进中，整理阶段工作是将生产现场所有非必需品如废弃物及私人物品清除出工作区，减少非必需品对存放环境造成的负担，为塑造一个整洁有序的环境创造良好条件。针对高校实物档案6S管理，整理阶段的主要任务是收集、鉴定、整理分类。实物档案的收集不同于其他门类档案，主要采用日常收集和定时征集结合的方法，档案管理人员在日常工作中，随时随地的接收登记，不定时在学校的各种媒体的新闻报道和网络发布中获取信息，掌握工作动态，有针对性地收集。同时，学校每年发布征集实物、史料档案的通知，采取奖励等方式在校内外征集有珍藏价值的实物档案。

为保障实物档案收集归档完整齐全，应把实物档案的整理归档工作纳人各部门院系的工作职责范围。在实物的鉴定方面，要树立精品意识，切忌过多过滥，尽量把具有典型代表性的具有查考利用价值的、具有珍藏价值、彰显学校特色的实物档案收集进档案部门统一管理。对于只具有一般意义的实物档案由涉及的单位以及个人保管，不必收集进档案部门。整理实物档案的工作内容是将凌乱的、孤立的、无序的实物档案以件套为单位加以分类，6S管理整理的原则是保持实物原始特性、实物原有关联性。实物档案按外在形式分：奖杯奖状类、字画类、证书证章类、锦旗类、牌匾类、工艺品类（纪念品）、其他类等，对于体积大、展厅展示（长期不在档案室）以及珍贵的实物档案除了分类登记归档外，为便于检索和利用，要建立与实物相关联的照片档案加以归档管理。

二、6S管理整顿阶段一明确标识（编号、编目）、科学布局、合理装具。

整顿工作的内容包括：以时期为纲，将整理分类后的实物档案整齐排列，每一件套编一个档号，档号为实物类号一时间一件（套）号。这里仅以重要实物档案的摆放为例，本馆保存的珍贵实物档案如林纾字画等档案中只保留照片，档号为：字画类一1903-01，实物档案目录项目设定与纸质档案相同，设编号、题名、责任者、年代、存档时间件套数量、存放地方备注等项目。

为了细化实物档案的6S管理，要在实物上加以标签，标识实物的总体情况，即附相应的文字说明，内容包括：档号、授予或赠与单位（姓名）、接受时间、归档时间以及相应的文字介绍。用照片或复制品代替实物归档管理的，也要按照以上所述归档方法编档号、目录和排序，并在照片上贴标识注明实物的总体情况，应特别注意要保证实物与照片的序号等一一对应。由于实物档案载体多样、形状大小不等，难以按统一的标准存放。因此，要针对实物的自然特征选择合适的装具存放，特殊实物存放要定制专用的柜架。实物的摆放要整齐有序，力避叠加存放。字画类实物，要统一制作画轴盒，证书类可整齐排列放置到档案盒内，印章类可放置于档案袋或专用印章模具内，珍贵的实物档案如名人书画、题词等需用专门的具有安全防护的档案装具妥善保管。对于荣誉类的奖杯、奖状、牌匾等要展开并有序排列放置在加装玻璃门的专用柜内，纪念品、工艺品类实物要摆放在专门有玻璃防护的橱窗式装具柜内。通过6S管理整顿这个阶段的工作，达到所保管的实物摆放有序，美观又直观，检索目录清晰，标识准确，在利用时可以用最短的时间取到所需的实物，大大的提高了工作效率。

三、6S管理清扫阶段一清扫卫生、改善环境

6S管理中清扫阶段工作的目的是巩固整理、整顿阶段的成果，清理、打扫生产现场及物品的卫生，包括看得见的地方和看不见的地方。应用在实物档案管理中，清扫的工作就是使实物保存区域（库房）的物品和环境都保持干净整洁的状态，具体包括：实物档案的清扫和实物保存区域环境卫生的清扫。实物档案收集存放后，长年累月不清理就可能会使其灰尘蒙面或者造成污损、脱落、腐蚀等现象，针对这种自然现象，要依实物载体的不同特点定期对其清扫和进行修复保养工作。对于印章、证件、奖品奖状等要经常清理擦拭干净，保证内容清晰可见；对于纪念品类（工艺品）有金属材质的要定期检查是否有锈蚀和污渍；对于锦旗字画、横幅等，针对字迹不明或有破损等情况要进行修补和定期保养，使之处于良好状态。除此之外，针对存放实物的装具、架柜以及周围环境，要定期对其内外以及各个角落卫生进行清理，发现垃圾等卫生隐患要及时清除，切实达到工作现场物品完好，环境整洁、清爽。

四、6S管理清洁阶段一保持管理效果，形成制度

6S管理中清洁阶段是将前三个阶段的工作内容固化，对三个阶段中的方法、措施、手段加以提炼和总结，形成制度化标准化，达到管理规范、物品整洁、环境干净舒适的状态。实物档案管理的总结归纳也体现在4S阶段。要结合高校《档案管理办法》建立实物档案管理规范，明确实物档案收集的原则、归档范围整理流程、保管和利用的登记制度；对保管实物档案的区域或存储装备、辅助设备标示明确的责任者；同时，要建立与之对应的实物档案巡查制度、监督检查制度（存放在档案库房外的实物），并配套制定检查表格和管理流程，使档案管理人员日常巡查中清楚应该做什么、怎么做、做到什么程度；针对锦旗、重要价值物品、橱窗玻璃以及照明灯具等的卫生清扫是难点，需制订清扫规范和清扫时间等各项清扫标准。另外，要重点加强珍贵重要实物档案的保养维护，要建立相应保养管理制度。通过4S清洁阶段管理制度的强化执行，达到实物档案6S管理在“坚持、维持、保持”中更加规范、有序，环境卫生更加整洁舒适。

五、6S管理素养阶段一提高人员素养，形成风气

素养是6S管理的精华之处，也是开展6S管理的最终目的，既培养人的工作主动性、服务意识和好的行为习惯。实物档案管理中的素养主要包括管理人员的责任意识、业务能力和专业学术素养。在实物档案管理中，作为代表学校的档案人员，要有高度的工作责任心和服务观念，日常工作中，要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动上门收集档案、及时登记、准确利用。由于实物档案的出现，档案部门服务观念和方式有较大转变，在精神文明建设中发挥越来越大的作用，拉近了档案与社会的距离。因此，针对各种利用需求的社会、校内的各类人群，档案管理人员的服务态度、服务质量的提升也至关重要。同时，要加强业务知识学习，如探索合理收集实物档案的途径和工作方法，如何把实物档案的保存管理工作做精做好等。除此之外，要提高工作的沟通和交流能力，加强组织与协调能力。在学术素养方面，要开阔视野，采取走出去、请进来，多渠道、多方面地参加与实物档案相关的知识培训，使其掌握历史学、管理学等相关知识，从而促进高校实物档案6S管理工作高效顺利开展。

六、6S管理安全阶段一加强安全防范，保持安全完好状态

安全是6S管理中的重要内容，是各项工作开展的必要条件，它与以上五个阶段的工作都有密切的联系。因此，在实物档案6S管理中，要把安全融人管理的每个环节，使实物档案管理都建立在安全的前提下。为保证实物档案工作在安全的环境下，一是要培养档案管理人员的安全意识，时时刻刻都将安全放在第一位置，将安全隐患都消灭在萌芽状态。另外，要杜绝档案管理人的不安全行为，如错位放置实物、随意挤压碰撞实物、不合理使用消防器材等行为；二是要加强档案的安全防护工作。档案管理人员要定期检查实物的存放情况，发现破损、褪变或老化等应及时采取措施进行保护和抢救；三是要提升实物存储环境的安全管理，防止存储设备、辅助设备安全事故的发生。